BA069ACB-125363 - SNPS-Chef(fe) du bureau des secrétariats H/F

Domaine et métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Description du poste :
Groupe RIFSEEP : 1 (administration centrale) Vos activités principales : Le chef(fe) du bureau des secrétariats coordonne l’activité de secrétariat pour la direction, l’état-major, le secrétariat général et les 3 sous-directions qui composent le siège du SNPS. A ce titre, il (elle) : Encadre une équipe composée d’une adjointe à la cheffe du bureau et de 7 assistantes Assiste l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail Pilote le secrétariat de plusieurs responsables de service Assure le suivi et la gestion de 3 boîtes fonctionnelles : 2 boîtes fonctionnelles pour les secrétariats et la boîte fonctionnelle entrante et sortante « snps@interieur.gouv.fr Assure la mise à jour, la demande de publication sur Légifrance et la diffusion de la décision de délégation de signature du SNPS. Organise et assure la gestion de la salle d’archive du SNPS (classement, rapatriement des archives des LPS, transmission de dossiers archivés) Prend en charge la gestion de problématiques diverses et des dossiers transverses Assure le suivi de la mise à jour et de l’harmonisation des procédures internes au bureau des secrétariats en fonction de l’évolution des besoins des services Pilote la montée en version et la formation des agents du SNPS au logiciel Maarch courriers et parapheurs Administre les comptes Maarch et met à jour les modèles de documents et modèles de mails Valide les ordres de missions et états de frais des agents de la Direction sur Chorus DT Assure le contrôle interne en visant les écrits sortants dans le logiciel Maarch Assure une veille sur Légifrance pour mise à jour de la liste protocolaire des destinataires  Les sections placées sous sa responsabilité doivent : Gérer les agendas, les déplacements, le filtrage des interlocuteurs Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, comité, séminaires… Assurer les réservations de salles et organiser les « accueil cafés / déjeuner » Prendre des notes Traiter des dossiers ponctuels et suivre des affaires réservées Mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes et instructions...) Rédiger des courriers simples et constituer des dossiers administratifs Assurer la collecte d’information des campagnes « Ressources humaines » Relayer l’Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes Assurer l’accueil physique et téléphonique (appels internes et standard SNPS) Enregistrer les courriers et les courriels entrants et sortants sur logiciel spécialisé (maarch) Assurer l’assistance des utilisateurs des applications Maarch et MCPN Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Disponibilité (permanences physique et téléphonique jusqu’à 18h00), réactivité, rigueur et discrétion. Continuité de service public

 Votre environnement professionnel Activités du service Le service national de police scientifique (SNPS), service à compétence nationale créé le 1er janvier 2021, est rattaché au directeur général de la police nationale. Il s’inscrit dans la stratégie d’investigation définie par la direction nationale de la police judiciaire (DNPJ) qui exerce à ce titre une autorité fonctionnelle sur celui-ci, hors du ressort de la préfecture de police de Paris (PP). Le chef du SNPS est placé sous l’autorité du directeur général de la police nationale et il le conseille pour toutes les thématiques relatives à la police scientifique. Il exerce une autorité fonctionnelle sur l’ensemble des structures chargées d’une mission de police scientifique au sein de la police nationale. Composition et effectifs du service Composé de 1 220 agents, policiers actifs, personnels scientifiques, administratifs, techniques, SIC et agents contractuels, le SNPS comprend une direction, une délégation zonale implantée dans la zone de défense et de sécurité Île-de-France ainsi que cinq laboratoires de police scientifique (LPS) situés à Lille, Lyon, Marseille, Paris et Toulouse. La Direction est composée de 3 bureaux pour un effectif de 22 agents. 2 CCD, 6 PTS, 12 ADM/TECH/SIC et 2 CONTRACTUELS Le bureau des secrétariats est composé d’un secrétariat de direction et d’un secrétariat commun (bureau unique pour les entités du siège du SNPS). Outre le chef de bureau, il est composé de 8 agents (2 SA et 6 ADA). Liaisons hiérarchiques : Cheffe d’Etat-major ; Adjoint à la cheffe d’Etat-major ; Cheffe du SNPS ;Adjointe à la cheffe du SNPS Liaisons fonctionnelles : Services du SNPS, partenaires nationaux et territoriaux  Vos compétences principales mises en œuvre :  Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis  Savoir faire : Savoir rédiger/ niveau maîtrise - requis Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise - requis Savoir s'organiser/ niveau maîtrise - requis Avoir l'esprit de synthèse/ niveau maîtrise - requis Savoir être : Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis Savoir s'exprimer oralement/ niveau maîtrise - requis Savoir accueillir/ niveau maîtrise - requis  Vos perspectives : Passage au grade supérieur   Affectation souhaitée au 01/10/2026
Lieu d'affectation : Ecully