BA054ATC-122267 - Secrétariat particulier mutualisé du corps préfectoral

Domaine et métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Description du poste :
Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1   RMFP ADM005A /  RIME FPEADM03 Vous serez affecté(e) ac secrétariat mutualisé du corps préfectoral en poste à Nancy. Ce secrétariat est composé de 2 agents : un agent de catégorie C en charge de l’agenda du directeur de cabinet et un agent de catégorie B de l’agenda du préfet – Les deux agents interviennent sur les deux agendas pour la bonne tenue du secrétariat et en assurer la continuité de service. Vous serez chargé(e) : - de la gestion des agendas (agenda – audiences – déplacements – missions) et en soutien à l’agenda du secrétaire général - de l’accueil physique et des filtrage des appels téléphoniques - de la gestion du courrier adressé nominativement au préfet et au directeur de cabinet - du traitement des invitations et des cartes de vœux adressées au préfet et des réponses à y donner - d’assurer le lien avec la résidence du préfet pour les évènements qui s’y déroulent - d’assurer le lien avec le garage pour les déplacements - de la tenue et de la mise à jour des données des différents interlocuteurs pour une prise de contact rapide téléphone, mail, etc.) et diffusion (standard et services concernés) - de la rédaction de courriers - de la gestion des congés des membres du corps préfectoral, des DDI et des forces de l’ordre - mise en forme et envoie des entretiens d’évaluation emplois DATE et hauts fonctionnaires - du classement et de l’archivage des dossiers particuliers - de transmettre les demandes de congés et des documents à la DMATES - de mettre en forme et transmettre les notes de frais au pôle finances - de recueillir, préparer et envoyer les informations pour les permanences et astreintes du week-end - collecter les dossiers de réunion et d’entretien préparés par les services - suivre le courrier réservé et enregistrement dans MAARCH le courrier réservé et classique provenant du secrétariat - traiter les invitations du corps préfectoral - gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral - étendre la gestion des agendas des sous-préfets en cas de difficultés (vacance de poste, congés..) - Préparer l’accueil des stagiaires de la préfecture et suivi des missions, tenue de l’agenda - Missions d’huissier (gestion et distribution des parapheurs, accueil café ...) Votre environnement professionnel • Activités du service 3 services au sein de la Direction du Cabinet (secrétariat , bureau du cabinet, direction des sécurités) • Composition et effectifs du service Pour le secrétariat : 2 assistantes de direction • Liaisons hiérarchiques Préfet et Directeur de cabinet • Liaisons fonctionnelles Services de l’Etat

Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis Savoir-faire : Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis Savoir rédiger / niveau pratique - requis Savoir analyser / niveau pratique - requis Savoir-être : Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Lieu d'affectation : NANCY