BA057ATB-125737 - Adjoint(e) au chef(fe) du service de la relation avec les usagers

Domaine et métier : Relation à l'usager/Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Description du poste :
-Groupe RIFSEEP : 2 -Emploi type : Responsable de l’accueil général - USA001A Le Service de la Relation avec les Usagers est divisé en 3 pôles : - Le pôle accueil général : accueillir e informer les usagers, apporter les renseignements, accompagner ceux en situation spécifique, contrôler l’accès, informer le public des conditions d’attente, délivrer des récépissés liés au séjour et contrôler la complétude des dossiers de la commission médicale. - Le pôle standard : réceptionner, orienter et renseigner des correspondants téléphoniques dans le cadre d’une mutualisation des standards des sous-préfecture de Thionville, de Forbach ainsi que départements 54, 88, 55 (soirs-WE), apporter un 1er niveau de renseignements, gérer les messages du RESCOM, les alarmes des bâtiments de la préfecture ainsi que la boite aux lettres fonctionnelle PREF57 Webmestre. - Le pôle numérique composé : > du point numérique : accueil, information et accompagnement des usagers dans leurs téléprocédures dématérialisées du ministère de l’intérieur > du canal numérique : gestion de la boite aux lettres et réponse aux usagers en difficultés dans le cadre de la mission de proximité « cartes grises » ; formation des médiateurs numériques,reporting des chiffres de fréquentation des points numériques et statistiques. Vos activités principales: Suppléer en son absence, le chef du service de la relation avec les usagers : coordination des pôles accueil général, standard et numérique (soit 14 agents) et référent numérique départemental. En tant que responsable du pôle  accueil physique  de la préfecture, Manager l’équipe de l’accueil général (4 à 5 agents), Organiser le travail en équipe, superviser l’activité de l’accueil et planifier les ressources selon les flux, Prendre en charge les accueil difficiles et conflictuels, Coordonner la réponse effectuée aux usagers en lien avec les services métiers Veiller à la qualité et à la fiabilité des informations données aux usagers, Rédiger les rapports d’évènement en application du protocole d’alerte de la chaîne hiérarchique, Évaluer la qualité de l’accueil au moyen d’indicateurs de suivi qualitatifs et quantitatifs, Contribuer à la mise en œuvre des procédures « Qualité » dans le cadre du label Qual-e-pref, Coordonner la gestion des boites fonctionnelles du service Participer à l’élaboration des documents d’information destinés aux usagers En tant que responsable du point numérique de la préfecture Tutorer les jeunes volontaires en mission de service civique, Participer au recrutement et à la formation des médiateurs numériques, Prendre en charge les courriels/courriers relatifs à l’ANTS Former, accompagner et informer les médiateurs PAN et MFS des évolutions liées aux démarches ANTS Contribuer à l’échange de bonnes pratiques au sein d’un réseau regroupant les tuteurs de services civiques des sous-préfectures de la Moselle.

Connaissances techniques :  -Connaître l'environnement professionnel -Avoir des compétences en informatique - bureautique Savoir-faire :  -Savoir manager -Savoir travailler en équipe -Savoir s'organiser -Savoir négocier -Savoir appliquer la réglementation Savoir-être :  -Savoir accueillir -Savoir s'adapter -Avoir le sens des relations humaines -Savoir communiquer
Lieu d'affectation : Secrétariat Général Commun (SGC) de la Moselle / Service de la Relation avec les Usagers (SRU)