BA059ATC-126125 - Assistant(e) de direction

Domaine et métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Description du poste :
Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : - Gérer l'emploi du temps du directeur : déterminer les dates, prendre les contacts nécessaires en interne comme en externe, prendre l'initiative d'associer les chefs de bureau concernés, réserver les salles de réunions, réserver les véhicules - Assurer l’accueil téléphonique - Diffuser les informations arrivant sur les boîtes fonctionnelles (secrétariat, collectivités) au(x) bon(s) destinataire(s) (circulaires ministérielles, informations internes, notes de service) - Diffuser la documentation interne (juridique) à la direction et assurer sa mise à jour - Actualiser l’agenda coordonné prefet-SG-SGA en lien avec la DCPI et anticiper les demandes et les échéances en vue des rendez-vous SG et préfet, centraliser les éléments nécessaires à la constitution des dossiers, préparer les dossiers - Suivre les dossiers de gestion du personnel de la direction : accueil des nouveaux arrivants, congés (Casper), campagnes d’évaluation, d’avancement, mutation, absences diverses, carrière, formation, en liaison avec le service du personnel dans le respect des calendriers imposés - Organiser l'accueil des stagiaires à la DRCT (en liaison avec les services de formation, l'IRA, le cas échéant, gestion des badges, du matériel informatique, archiver les dossiers de stage) - Gérer et mettre à jour l'annuaire téléphonique de la direction (référent « fiche agent » intranet), l’organigramme - Gérer les crédits de fonctionnement de la direction et les commandes de fournitures, consommables informatiques, papier - Gérer les déplacements (CHORUS DT) : ordres de mission, réservations billets de train, frais de déplacements... Votre environnement professionnel : Activités du service : La DRCT a en charge le contrôle de légalité des actes des collectivités dans les domaines de la fonction publique territoriale, de la commande publique, de l'urbanisme et du fonctionnement des institutions. Elle exerce également le contrôle budgétaire. La direction a aussi une mission de conseil auprès des collectivités. Composition et effectifs du service : La direction est composée de 4 bureaux. 46 agents la composent. Liaisons hiérarchiques : Le directeur, le directeur adjoint Liaisons fonctionnelles : Chefs de bureau, sous-préfectures, directions départementales interministérielles, collectivités

Connaissances techniques : - avoir des compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise requis - connaître l'environnement professionnel : Niveau pratique à acquérir Savoir-faire : - savoir rédiger : Niveau pratique requis - savoir s'organiser : Niveau maîtrise requis - savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise requis Savoir être : - avoir le sens des relations humaines : Niveau pratique requis - savoir communiquer : Niveau pratique à acquérir - savoir accueillir : Niveau pratique requis
Lieu d'affectation : Préfecture du Nord, direction des relations avec les collectivités territoriales, secrétariat de direction, 12-14 rue Jean Sans Peur – 59039 LILLE CEDEX