BS015ATC-126324 - Gestionnaire technique, administratif et exploitation de la cité administrative

Domaine et métier : Bâtiment/Chargée / Chargé de travaux et d'exploitation des batiments
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Description du poste :
Groupe RIFSEEP : 1 Le ou la gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative assure, en lien fonctionnel avec le ou la chargé/e de site, l’exploitation quotidienne du site, la mise en œuvre des prestations techniques, logistiques nécessaires et la gestion administrative de son domaine d’activité qu’induit la gestion de la cité administrative. Il ou elle contribue à la continuité de fonctionnement de la cité et assure la coordination administrative entre les occupants, le SGCD et les prestataires. Il ou elle est sous la responsabilité fonctionnelle du chargé de site et de gestion de la cité administrative ; ce dernier assurant les missions de pilotage des besoins de la cité administrative en matière d’immobilier, de maintenance et de travaux. Il anime de manière fonctionnelle l’intervention du gestionnaire.  Activités principales :   Exploitation quotidienne : - Assurer une présence opérationnelle sur le site. - Recueillir, enregistrer et qualifier les demandes des services occupants. - Orienter les demandes techniques et immobilières vers le chargé de site. - Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur clôture. - Informer les occupants des interventions programmées.   Suivi des interventions : - Programmer la maintenance externalisée. - Organiser matériellement l’accès des entreprises au site. - Accompagner les prestataires de maintenance. - Vérifier la réalisation matérielle des interventions. - Programmer et suivre la vérification préventive des installations de sécurité telles qu’éclairage de sécurité, alarme incendie, etc. - Programmer et suivre les vérifications périodiques des installations par organisme agréé. - Signaler au chargé de site et son autorité hiérarchique toutes anomalies. - Mettre à jour le tableau de suivi des interventions et conserver les éléments de traçabilité. - Participer au suivi des opérations de maintenance courante.   Logistique : - Gérer les demandes de la DDT en matière de mobiliers et d'équipements en lien avec le service compétent du SGCD. - Organiser les mouvements et participer aux déménagements internes avec la DDT en lien avec le chef de pôle technique. - Suivre la signalétique pour les parties communes. - Organiser les interventions logistiques nécessaires en lien avec le chef de pôle technique. - Intervenir en renfort de l’équipe technique sur tous les sites gérés par le SGCD. - Participation aux astreintes techniques. Gestion des accès et de la sûreté : - Participer à la gestion des badges et droits d'accès selon les procédures établies. - Tenir les tableaux de suivi des droits d’accès et leurs mises à jour (activation/désactivation). - Signaler les anomalies relatives au contrôle d'accès (perte, casse, dysfonctionnements) et participer à leur résolution. - Participer à l'application des procédures de sûreté définies par les services. - Déneiger et sécuriser (verglas) les accès des bâtiments de la cité administrative.

Gestion administrative du site : - Assurer le suivi administratif courant de la cité. - Tenir les tableaux de bord du site et les indicateurs de suivi. - Actualiser les listes des services occupants. - Participer au suivi des conventions, règlements et procédures internes. - Préparer et participer aux réunions de gestion du site. - Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions. - Organiser et classer les documents relatifs au bâtiment.   Suivi financier et achats : En lien avec le chargé de site et le service interministériel départemental des achats et finances du SGCD : - recueillir les expressions de besoins ; - préparer les éléments nécessaires aux commandes ; - suivre les prestations réalisées ; - contribuer à la tenue du tableau de suivi des dépenses du site ; - contribuer au suivi des marchés ;   Prévention et gestion de crise : - Connaître les consignes de sécurité des services. - Participer à l'organisation des exercices notamment incendie. - Assurer l'alerte du chargé de site et de la hiérarchie en cas de problème.   Polyvalence avec le chargé de site : Le ou la gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative, en charge de la mise en œuvre et du suivi de la gestion de la cité administrative, doit être capable, en cas d'absence du chargé de site d’assurer les missions courantes qui lui incombent notamment : - de réceptionner les demandes techniques et d'assurer leur traçabilité ; - de contacter les prestataires selon les procédures établies ; - de suivre les interventions urgentes ; - d'alerter la hiérarchie ; - de maintenir la continuité de fonctionnement du site. Le pilotage et l’arbitrage des priorités relèvent de la chefferie de service.   Réciproquement, le/la chargé(e) de site assure une continuité des activités administratives, techniques et logistiques en cas d'absence du gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative.   Votre environnement professionnel : Le poste de gestionnaire technique, administratif(ve) et exploitation de la cité administrative est rattaché directement aux chefs du service interministériel départemental immobilier, logistique et accueil (SIDILA), composant le secrétariat général commun départemental (SGCD) du Cantal. Le SGCD du Cantal est un service déconcentré interministériel en charge de la gestion des fonctions supports pour la préfecture, les sous-préfectures et les deux directions départementales interministérielles (DDT et DDETS-PP). Le SIDILA assure la gestion du patrimoine immobilier et le suivi d'opérations d’aménagements, de gros entretien ou de réhabilitation dans le cadre des budgets d’investissement ou de fonctionnement gérés par le SGCD. Il assure une mission d’assistance technique aux services soutenus dans le domaine de l’exploitation et de la maintenance des bâtiments de l’État. Le service travaille en étroite collaboration avec le service des achats et des finances du SGC-D. L
Lieu d'affectation : Secrétariat général commun départemental Bâtiment de la Préfecture du Cantal 2, cours Monthyon - 15000 AURILLAC
Niveau d'études min. requis : Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP