BA013SGB-124591 - Assistante de direction - Assistante administrative

Domaine et métier : Bâtiment/Gestionnaire de flux
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Description du poste :
Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : Le poste s'exerce dans un environnement exigeant nécessitant une forte capacité d'organisation, de réactivité et de confidentialité. L’activité implique des échanges quotidiens avec de nombreux interlocuteurs et la gestion simultanée de dossiers variés dans le respect des délais. Sous l’autorité directe du chef : ASSISTANCE ADMINISTRATIVE - Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des interlocuteurs. - Gérer les agendas, les rendez-vous et les réunions. - Organiser les déplacements professionnels. - Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et instances. - Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, fiches immobilières, .......). GESTION DOCUMENTAIRE - Enregistrer, diffuser et suivre le courrier entrant et sortant. - Assurer le classement, l'archivage et la gestion électronique des documents. - Mettre à jour les bases documentaires et les tableaux de suivi. SUIVI ADMINISTRATIF - Assurer le suivi des dossiers confiés au secrétariat général. - Contrôler les échéances et effectuer les relances nécessaires. - Participer au suivi des indicateurs d'activité. - Contribuer à la préparation des dossiers divers. COORDINATION - Assurer l'interface entre les directions, les services déconcentrés, les cabinets et les partenaires institutionnels. - Faciliter la circulation de l'information. - Participer à l'organisation des réunions, séminaires et événements institutionnels. - Participer à l'amélioration des procédures internes. - Contribuer à la continuité du service en assurant la polyvalence au sein du secrétariat. - Participer à des groupes de travail ou projets transversaux. GESTION LOGISTIQUE - Réserver les salles de réunion. - Préparer les supports de présentation. - Gérer les fournitures et les besoins matériels du service.

Connaissances techniques Connaître l’environnement professionnel/ Niveau maîtrise – requis Avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau expert - requis Avoir des compétences budgétaires et comptables / Niveau pratique - requis Savoir-faire Savoir rédiger/ Niveau maitrise – requis Savoir s’organiser / Niveau maitrise – requis Savoir travailler en équipe / Niveau pratique – requis Savoir-être Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise – requis Savoir s’exprimer oralement / niveau maitrise – requis Savoir s’adapter / niveau maîtrise – requis Vos perspectives : Les compétences mises en œuvre sur le poste permettront d’évoluer au sein de la catégorie B et une bonne connaissance des services administratifs dans le ressort de la zone SUD. Durée attendue sur le poste : 3 ans Votre environnement professionnel : Activités du service : Sur les 21 départements de la zone de défense et de sécurité sud couvrant les régions Occitanie, PACA et Corse, la Direction de l'Immobilier est chargée de la programmation, de la conduite technique, de la gestion budgétaire et de l'exécution financière d’opérations immobilières de la police nationale, de la gendarmerie nationale, et le cas échéant de celles des préfectures et de la sécurité civile. Au sein de la Direction de l’Immobilier, le secrétariat général assure et contribue au bon fonctionnement du secrétariat général en assurant un soutien administratif, organisationnel et logistique de qualité, garantissant la fluidité des échanges, la fiabilité des informations et la continuité du service public. Composition et effectifs du service : Au 1er janvier 2026, la Direction de l’Immobilier regroupe un effectif de 80 agents et 7 apprentis Elle est composée : - d’un directeur, d’un directeur adjoint, - d’un bureau ressources et moyens, - d’un service de la construction et de l'ingénierie OCCITANIE (25 agents), - d’un service de la construction et de l'ingénierie PACA CORSE (27 agents), - d’un bureau financier (BF) (10 agents), - d’un bureau patrimoine (BP) (5 agents). Liaisons hiérarchiques - Le chef du secrétariat général - le Directeur et le Directeur adjoint Liaisons fonctionnelles - Les chefs de bureaux - Chefs SLI - Les chargés d’opérations – Les services de la DI - Directions et services du SGAMI SUD et autres administrations de l'ETAT.
Lieu d'affectation : Marseille