BA035ATC-124998 - PREF35 - Assistant.e de direction

Domaine et métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Description du poste :
RIFSEEP : 1 Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique. Personnes à contacter : - Monsieur Christophe RIVOALLAN, directeur des migrations et de l’intégration – christophe.rivoallan@ille-et-vilaine.gouv.fr ; 02.21.86.22.00 - Madame Sophie Bouché, directrice adjointe des migrations et de l’intégration - sophie.bouche@ille-et-vilaine.pref.gouv.fr ; 02.21.86.22.01 Activités principales L’assistant de direction réalise les tâches suivantes : - Gestion de l’agenda de la direction, gestion des frais des réservations pour les déplacements professionnels ; - Suivi des interventions en lien avec la direction, les bureaux ; - Appui au Pôle d’information et d’accompagnement des étrangers si nécessaire ; - Gestionnaire Chorus DT pour la DMI : renseignement des données des fiches profils Chorus DT, (ou contact du référent pour les champs non modifiables avec l'habilitation ASSIST), création des ordres de mission et états de frais pour le compte d'un autre agent (dans la limite de son périmètre d'habilitation). Il est l'interlocuteur privilégié du référent Chorus DT (SGCD) pour les agents de son périmètre ; - Mise à jour des outils de gestion transversaux (annuaires, habilitations, boîtes fonctionnelles, etc.) ; - En lien avec le correspondant fraude étranger : suivi des habilitations sur les application sécurisées du ministère (transmission des demandes techniques d’habilitations, suivi du tableau récapitulatif) + Gestion des tampons pour l’ensemble des encadrants de la DMI , avec suivi et mise à jour du tableau recensant les tampons actifs et supprimé ; - Traitement du courrier pour l’ensemble de la DMI ; - Commandes de fournitures ; Gestion budgétaire de la DMI relative aux fournitures de bureau et aux commandes d'imprimés réglementaires, en veillant à répondre aux besoins de l'ensemble des services de la DMI.   - Référente informatique en relation avec le SNUM pour l’ensemble des agents de la DMI (service informatique) - Gestion de l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le SNUM (Service informatique). Élaboration des fiches d'arrivée et de départ. Coordination de la remise et de la restitution du matériel informatique. - Gestion des tickets STENA, en lien avec les services de la logistique et du SNUM, pour le suivi et le traitement des dysfonctionnements et demandes d’intervention liés à la DMI.   - Appui ponctuel au service PIAE en collaboration avec la responsable du service, comprenant : La gestion des appels entrants des usagers ; Le suivi du tableau de traitement des appels ; Le traitement et le suivi des courriels entrants ;

Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques : - connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – à acquérir - avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau pratique – requis - avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau maîtrise – à acquérir Savoir-faire : - savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis - savoir travailler en équipe : niveau pratique – requis Savoir-être : - savoir accueillir : niveau maîtrise – requis - savoir s’adapter : niveau pratique – requis - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis - savoir communiquer : niveau maîtrise - requis - savoir s'exprimer oralement : niveau pratique - requis
Lieu d'affectation : Préfecture d'Ille-et-Vilaine - 81 boulevard d'Armorique – 35026 Rennes Cedex 9